外地转学到桐城上小学，建议提前一学期左右开始准备材料。具体时间节点和注意事项如下：

1. **了解政策和学校信息（提前 3-6 个月）**：

- **政策方面**：关注桐城市教育局发布的转学政策、学区划分等信息。这些信息通常可以在桐城市人民政府网站、桐城市教育局官方网站或相关媒体平台上获取，也可以直接拨打桐城市教育局教育科电话（0556 - 6133611）咨询。

- **学校信息**：确定意向学校后，了解学校的招生要求、学位情况以及转学申请的具体流程。可以通过学校官网、招生简章、电话咨询等方式获取相关信息。有些学校可能会在官网或公众号上发布转学通知，家长需要密切关注。

2. **准备相关材料（提前 1-2 个月）**：

- **学籍表**：向孩子目前就读的学校申请打印学生学籍表，该表包含学生的基本信息、学习成绩、奖惩情况等，是转学过程中非常重要的材料。

- **户籍证明材料**：准备学生本人以及监护人的户口簿。如果学生的户口与监护人不在同一户口簿上，还需要提供相关的亲属关系证明。

- **房产证明材料（若有房产）**：如果在桐城有房产，需准备房产证原件。若房产证尚未办理下来，可提供购房合同以及首付款发票作为房产证明的替代材料。

- **其他居住证明材料（若无房产）**：如果在桐城没有房产，而是租房居住，需要提供租房合同。租房合同应包含租赁双方的基本信息、租赁房屋的具体地址、租赁期限、租金等重要信息。

3. **提交申请（开学前 1-2 周）**：在规定的时间内，将准备好的材料提交给桐城市教育局教育科或意向学校。一般来说，转学申请的时间为每学期开学前一周。如果申请的学校学位紧张，可能需要等待教育局的统筹安排。